Мастер создания отчетов и каталогов

Команда меню: Сервис » Отчеты и каталоги » Создать...

Мастер поможет сформировать отчет, список предметов или каталог коллекции. Сформированный отчет можно напечатать или сохранить в файле.

Мастер позволяет выполнить операцию за несколько шагов. На любом шаге можно вернуться на шаг назад или отменить операцию.

Выбор типа создаваемого отчета.

На данном шаге необходимо выбрать тип отчета, который требуется создать. Возможные типы отчетов:

Простая таблица. Отчет представляет собой простую таблицу, которая может включать в себя все данные о предметах за исключением описаний и изображений. Число столбцов в  таблице не ограничено и определяется пользователем при подготовке к формированию отчета.

Детализированный каталог. Отчет произвольного вида, который может включать как описания предметов, так и изображения назначенные для каждого них. Вид отчета зависит от формы отчета, которая выбирается на следующем шаге мастера.

Пользовательский отчет или каталог. Отчет, форма которого разработана пользователем с использованием дизайнера отчетов Collmate. Этот тип отчета также может включать в себя описания предметов и изображения.

Статистический отчет. Отчет, содержащий статистику по текущему пакету коллекций, отдельным коллекциям и контактам.

Выбор формы отчета или каталога. *

На данном шаге необходимо выбрать одну из доступных форм отчетов или каталогов.

Определение списка предметов, которые будут включены в отчет.

На данном шаге необходимо указать, какие предметы будут включены в отчет. Возможные варианты:

Только выбранные предметы. Включить в отчет только те предметы, которые были выбраны в момент вызова мастера.

Текущий список предметов. Включить в отчет все предметы, отображаемые в текущем списке.

Коллекция целиком. Включить в отчет все предметы текущей коллекции.

Коллекция и все её дочерние коллекции. Включить в отчет все предметы текущей коллекции, а также предметы из всех коллекций, вложенных в неё.

Определение столбцов, которые будут включены в отчет. **

На данном шаге необходимо отметить те столбцы, которые требуется включить в отчет.  Включите опцию "Включить столбец с номером записи" для того, чтобы пронумеровать записи в отчете.

Определение порядка сортировки записей в отчете. **

Чтобы определить порядок записей в отчете, необходимо, используя кнопки "Включить", "Исключить", "Переместить выше" и т.д., составить индекс сортировки. Пример:

Исполнитель

Год

В этом случае записи в отчете будут отсортированы по году для каждого исполнителя, а все исполнители - по алфавиту:

Исполнитель1                1991

Исполнитель1                1992

Исполнитель2                1990

Исполнитель2                1999

Определение дополнительных параметров отчета. **

На данном шаге можно задать:

               - текст заголовка отчета и его положение на листе;

               - шрифт, который будет использоваться в отчете;

               а так же определить, будет ли отчет вписан в страницу по ширине.

Определение параметров страницы отчета. **

На данном шаге необходимо определить ориентацию страниц, на которых будет размещен отчет и другие параметры.

Выбор действия над сформированным отчетом.

После того, как отчет (список, таблица или каталог) успешно сформирован - необходимо выбрать действие, которое требуется произвести:

Просмотреть и напечатать отчет. Открыть окно предварительного просмотра отчета. Печать отчета может быть выполнена непосредственно из окна предварительного просмотра.

Напечатать отчет. Отправить отчет на печать без предварительного просмотра.

Выбрать другой вид отчета. Вернуться к первому шагу мастера и начать формирование нового отчета. Текущий отчет будет потерян.

Сохранить как. Сохранить сформированный отчет в одном из популярных форматов документов. Для того чтобы открыть полученный документ сразу после сохранения отчета, включите соответствующую опцию.

Для выполнения выбранного действия нажмите кнопку [Далее].

* - Данный шаг доступен только если выбран тип отчета "Детализированный каталог" или "Пользовательский отчет или каталог". Для остальных типов отчета этот шаг будет автоматически пропущен.

** - Данный шаг доступен только если выбран тип отчета "Простая таблица". Для остальных типов отчета этот шаг будет автоматически пропущен.